Manajemen SDM dalam Kegiatan PR

Manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah proses memperoleh, melatih, menilai, dan memberikan kompensasi kepada karyawan, memperhatikan hubungan kerja, kesehatan, keamanan dan masalah keadilan. Konsep dan teknik yang dibutuhkan untuk menentukan aspek personel dalam pekerjaan manajemen meliputi sebagai berikut:

• Melakukan analisis pekerjaan (menentukan pekerjaan setiap karyawan)
• Merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan merekrut calon karyawan 
• Memilih calon karyawan
• Mengorientasi dan melatih karyawan-karyawan baru
• Mengatur kompensasi karyawan 
• Memberikan insentif dan keuntungan
• Menilai prestasi
• Melakukan komunikasi antar karyawan
• Melatih dan mengembangkan karyawan
• Membangun komitmen karyawan 

Beberapa hal tanggung jawab manajemen sumber daya manusia adalah :

• Menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat
• Memulai mempekerjakan karyawan baru dalam organisasi (masa orientasi)
• Melatih karyawan untuk pekerjaan yang baru
• Memperbaiki prestasi pekerjaan dari setiap orang 
• Melakukan kerja sama yang kreatif dan mengembangkan hubungan kerja
• Menginterpretasikan kebijakan dan prosedur perusahaan
• Mengendalikan biaya-biaya tenaga kerja
• Mengembangkan kemampuan setiap personel
• Memotivasi semangat kerja karyawan
• Menjamin kesehatan dan kenyamanan dalam bekerja 

Pengelolaan SDM untuk Berbagai Jenis Organisasi PR
Jika sebuah perusahan/organisasi sedang menyusun atau merekonstruksi departemen PR-nya, maka perlu untuk memulai dengan menilai ukuran tim yang dibutuhkan, jumlah orang dan pada tingkatan apa. Pada proses ini akan dibutuhkan keseimbangan antara perencanaan strategis, implementasi dan keterampilan pendukung. Jenis pengalaman dan bidang kekhususan atau keahlian yang diinginkan haruslah dapat dipertimbangkan. 
Selain itu perlu mempertimbangkan profil usia yang ideal untuk memberi keseimbangan yang memuaskan didalam tim dan memperhitungkan kemungkinan pengembangan karir dan sukses dikemudian hari. 

Faktor-faktor pertimbangan dalam penyusunan tim adalah : 

• Ukuran dan cakupan tugas
• Spesialisasi dan pengalaman 
• Rencana sukses
• Keseimbangan sumber daya internal dan eksternal
• Tingkat input strategik lawan implementasi 

Keseluruhan faktor tersebut sangat dipengaruhi oleh kondisi alamiah organisasi atau perusahaan dan digerakkan oleh tanggung jawab dan sasaran dari departemen. Sebuah tim yang sibuk adalah tim yang dikelola dengan baik sehingga terlepas dari pertimbangan keuangan perlu menghindari jumlah staf yang terlalu berlebihan. Penggunaan konsultan eksternal untuk mengisi kesenjangan saat tidak dapat mengatasi beban kerja kepada staf mungkin merupakan cara paling efektif. 

Beberapa manajer memperhitungkan pengalaman sektoral dan kontak dasar yang ada dalam merekrut staf, bisa memberikan sejumlah keuntungan, namun demikian, jauh lebih penting untuk memilih individu berkualitas paling tinggi dengan keseimbangan keahlian yang tepat kemampuan PR, seperti keuangan dan sumber daya manusia, adalah keahlian yang bisa ditularkan dan para praktisi harus mampu mengadaptasikan pada sektor apapun orang yang tepat akan segera mampu membangun. 


Tenaga generalis atau spesialis dalam organisasi PR
Seorang PR officer dalam menjalankan manajemen organisasi perusahaan tidak akan mungkin pada saat melaksanakan fungsi dan tugasnya akan dilakukan secara sendiri. PR officer memerlukan dukungan dalam pekerjaannya yang akan melibatkan orang lain, dengan demikian Departemen PR harus dapat memutuskan apakah akan merekrut dan membentuk tim kerja yang melibatkan para praktisi dengan keahlian dan pengalaman umum ataukah secara khusus, mungkin perlu merekrut seorang PR dengan spesialisasi PR di bidang tertentu seperti PR hubungan dengan investor atau PR dengan pemerintah. Alternatifnya akan ada kebutuhan terhadap spesialis yang memiliki teknik tertentu seperti hubungan dengan media massa baik cetak maupun media massa elektronik.

Tidak akan ada gunanya dari adanya tim perencanaan strategis PR jika tidak ada seorang pun mampu menulis siaran berita (press release) atau naskah arahan untuk produksi video. Sama halnya tidak ada arti pentingnya mempunyai tim implementasi yang handal jika tidak seorangpun dapat menulis sebuah strategi atau program secara terarah. 
Pendekatan pada seluruh masalah tersebut akan bergantung dari aktivitas serta ukuran dan kondisi-kondisi tugas yang dikerjakan. Faktor-faktor ini akan menentukan cara dalam menyusun operasi departemen PR. 

Sebagian manajer menyusunnya berdasarkan jenis khalayak, dengan konsentrasi orang pada komunikasi keuangan, hubungan dengan pemerintah. Departemen lain mungkin dibentuk menggunakan teknik dimana anggota tim akan diserahi tanggung jawab mengurus pekerjaan kreatif, hubungan dengan media. 


Sumber daya kreatif 
Manajemen PR dalam menjalankan fungsi dan tugasnya perlu mempertimbangkan dan memutuskan apakah perlu merekrut sumber daya kreatif internal dalam menangani beberapa aspek pekerjaan tertentu seperti fotografi, desain grafis dan produksi audio visual ataukah memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut secara eksternal.
Pengelolaan tim produksi kreatif akan menyita banyak perhatian dan waktu, karena kebutuhan untuk jasa semacam ini demikian fluktuatifnya, maka akan lebih efisien untuk mendapatkan jasa secara eksternal, faktor lainnya adalah jika memiliki tim kecil departemen public relations, maka sedikit sekali kemungkinan melakukan pengalihan pekerjaan. Konsekuensinya berupa output yang hanyalah jejak kreatif dengan kesulitan yang meningkat saat ide-ide baru muncul terutama pada pelaksanaan pekerjana-pekerjaan yang harus diulang pada internal tertentu. Kebanyakan organisasi, biasanya akan lebih memuaskan untuk mengalihkan semua pekerjaan kreatif keluar. Pengecualian bisa terjadi jika terdapat banyak pekerjaan rutin yang masing-masing tidak memiliki banyak tuntutan teknis. Satu pilihan lain dengan tuntutan substansial adalah dengan memelihara satu unit kecil dalam departemen dan juga menyerahkan sebagian pekerjaan pada pihak luar memungkinkan proyek-proyek dipindah tugaskan dan mempermudah pengenalan dan pengembangan ide-ide baru. 


Staf Pendukung 
Staf pendukung yang menjalankan administrasi kesekretariatan dan fungsi-fungsi lainnya, merupakan bagian penting dari bagian tim kerja. Seorang manajer PR perlu menekankan pentingnya kesan pertama, sehingga staf pendukung akan sering memberikan kesan pertama departemen PR dan gaya manajemen yang baik. PR umumnya dipandang sebagai wilayah yang menarik untuk bekerja, sebaiknya staf pendukung PR berkualitas dan mampu menunjukkan kesan yang baik. 


Fungsi dan tugas dalam ungkapan PR
Direktur PR

• Mengembangkan dan mendukung komunikasi internal dan eksternal secara luas
• Berkontribusi ke proses manajemen kelompok sebagai anggota tim utama
• Membangun kebijakan dan prosedur untuk memastikan strateginya diimplementasi secara efektif dan konsisten
• Mempresentasikan rencana tindakan dan anggaran tahunan 
• Menciptakan, menyimpan da mengelola sebuah tim public relations yang efektif. 

Manajer Komunikasi Korporasi 

• Bertindak sebagai wakil direktur public relations disemua bidang 
• Mengambil tanggung jawab utama dalam program-program komunikasi internal
• Mengelola dukungan departemen ke divisi-divisi bisnis melalui kelompok komunikasi pemasaran dan hubungan dengan masyarakat
• Mengkoordinasikan semua aktivitas hubungan dengan media pada tingkat kelompok dan divisi
• Mengelola administrasi departemen dan prosedur operasi 

Manajer Hubungan dengan Pemerintah 

• Mengembangkan matriks besar dari semua anggota badan perwakilan terpilih dan pejabat publik yang memiliki potensi kepentingan terhadap organisasi
• Merencanakan program yang dirancang untuk membangun hubungan dengan pihak-pihak terkait dengan pekerjaan
• Memonitor isu-isu didalam organisasi yang mungkin melahirkan keprihatian publik atau membutuhkan dukungan dari pihak pemerintah, merekomendasikan dan mengimplementasikan program-program tindakan untuk penanganannya
• Memelihara basis data semua kontak disektor publik yang dibuat diseluruh organisasi
• Memantau debat kebijakan dalam semua badan pemerintah untuk mengidentifikasi isu-isu yang mungkin relevan dengan bisnisnya dikemudian hari. 

Manajer Jasa Kreatif 

• Mengelola identitas korporasi kelompok dan memastikan standar-standar visual yang tepat dibangun dan dipelihara melalui suatu manual operasi
• Mengelola produksi publikasi korporasi, termasuk laporan dan catatan keuangan, brosur korporasi dan publikasi kelompok lainnya. 
• Memproduksi beragam materi audiovisual untuk memenuhi semua kebutuhan presentasi kelompok 
• Mengelola iklan korporasi 
• Memproduksi materi kreatif lainnya yang dibutuhkan pada tingkatan kelompok termasuk materi display dan barang promosi 
• Memastikan tercipta dan terpelihara kepustakaan fotografi penting yang berkualitas tinggi 
• Bertanggung jawab seutuhnya dalam kualitas kreatif dan pembiayaan efektif pada seluruh keluaran departemen dan untuk memonitor standar-standar kreatif diseluruh organisasi / perusahaan

Manajer PR Umum atau staf yang bekerja pada tingkat divisi atau lokasi 

• Mengidentifikasi kebutuhan operasi PR serta mengembangkan strategi dan rencana tindakan 
• Bertanggung jawab terhadap komunikasi internal tingkat divisi, program pendukung komunikasi pemasaran dan hubungan dengan masyarakat
• Mendukung program-program kelompok dengan khalayak kunci lainnya sebagaimana dibutuhkan 
• Memastikan aktivitas-aktivitas divisi ditampilkan dengan semestinya dalam komunikasi kelompok
• Berhubungan dengan tim komunikasi korporasi sehingga setiap kegiatan yang dilakukan merupakan dukungan terhadap kebijakan perusahaan atau organisasi. 

Perekrutan dan penyelesaian 
Riset menunjukkan bahwa PR dipandang oleh para mahasiswa sebagai salah satu pilihan karir yang paling menarik. Untuk itu perlu berhati-hati menyangkut metode perekrutan yang digunakan, jika tidak maka akan dibanjiri para pelamar yang tidak berkualitas, baik dari segi pengalaman maupun pendidikan. 

Beberapa langkah dalam proses perekrutan adalah :

• Menyiapkan arahan secara tertulis 
• Melibatkan staf manajemen SDM/personalia
• Mempertimbangkan konsultan perekrutan 
• Iklan lowongan secara selektif 
• Menyediakan waktu dalam perekrutan 

Perekrutan adalah sebuah proses yang membutuhkan waktu cukup banyak dan akan membutuhkan bantuan dari pihak lain. Sejumlah konsultan perekrutan yang mengkhususkan diri dalam bidang public relations menyediakan sejumlah jasa mulai dari pemburuan calon melalui pencarian kandidat dalam basis data hingga pengelolaan iklan perekrutan dan menangani respon yang masuk. Penggunaan jasa konsultan akan mengurangi beban kerja secara signifikan. Perlu sangat lebih selektif menyangkut media yang dipilih untuk iklan perekrutan.

Dalam hal perekrutan tenaga dibidang PR perlu bekerjasama dengan departemen personalia dalam memilih dan menunjuk para anggota tim, mereka memiliki pengetahuan dan pengalaman khusus dalam masalah perekrutan, yang menackup pula aspek-aspek legal guna memastikan tunduk pada prosedur organisasi. Akan sangat bermanfaat apabila dapat meminta bantuan dari salah satu staf personalia untuk mengurusi dan mengatur seluruh urusan perekrutan dan kebutuhan personalia yang sedang berjalan dan akan menjadi bagian berharga dari tim tambahan dalam memberi nasihat dan bimbingan yang diperlukan mengenai seluruh aspek motivasi dan pengembangan personalia. 
Sebelum memulai prospek penyeleksian perlu terlebih dahulu membuat sebuah naskah arahan tertulis yang memberi garis besar kualifikasi, keterampilan, pengalaman dan karakteristik personalia yang dibutuhkan. Para penasihat akan melakukan penilaian para kandidat berdasarkan kriteria-kriteria tersebut dan menulis daftar singkat para calon terpilih untuk wawancara. Pastikan program menyangkut wawancara awal, dengar pendapat dan wawancara akhir dirancang untuk memberi informasi dan waktu yang cukup untuk menyusun sebuah opini mengenai sejumlah kandidat yang paling diminati. 


Kualifikasi 
Dalam merencanakan perekrutan perlu mengidentifikasi pengalaman yang harus dipenuhi para kandidat. Sebagai tambahan diminta untuk menilai kualifikasi formal seperti yang diharapkan. Hingga akhir tahun 1980 dan 1990, Inggris tertinggal jauh dibelakang banyak negara dalam pendidikan formal lanjutan dibidang PR. Institut Public Relations (IPR) memiliki diploma yang mencakup peran strategik dan fungsi para praktisi. Program ini menyediakan pengetahuan dan pemahaman yang memadai atas teori dan praktik yang dibutuhkan untuk berkembang menjadi seorang praktisi public relations profesional yang efektif. Melalui pembentukan sejumlah program strata satu dan pasca sarjana terdapat banyak pilihan lain yang tersedia. Semua yang diakui oleh IPR sebagai anggota tetap utama telah dievaluasi dengan mengacu pada matriks pendidikan industri yang mendefinisikan pengetahuan yang diperlukan dalam praktik public relations. 
Kursus-kursus yang paling berharga dalam sudut pandangan pemberi kerja adalah mereka yang mampu mengkombinasikan teori dan praktik public relations dengan keahlian manajemen umum serta elemen kuat dari pengalaman praktis, yang mungkin didapat melalui setahun magang pada sebuah organisasi. 


Perekrutan staf pendukung PR
Tim pendukung departemen public relations yang terdiri dari tenaga administrasi dan sekretaris akan menjadi perwakilan penting baik secara internal maupun eksternal. Terdapat banyak masalah administrasi rutin dalam setiap departemen public relations sangat membutuhkan penanganan yang efektif. Perekrutan staf pendukung membutuhkan perhatian dalam pemilihan anggota tim profesional public relations perlu mendefinisikan pekerjaan tersebut dengan hati-hati, karena bila tidak kemungkinan menarik para kandidat yang berasumsi bahwa pekerjaan public relations utamanya hanya menyangkut hiburan dan bidikan foto. Banyak kecakapan utama dalam pekerjaan public relations yang juga berlaku bagi staf pendukung, akurasi hasil kerja adalah yang terpenting karena hasil-hasil pekerjaan seringkali menjadi sorotan publik, kehandalan, fleksibilitas dan minat nyata dalam organisasi serta peran mereka sendiri didalamnya merupakan atribut lain yang penting. 

Keahlin penting PR  

• Komunikasi personal
• Pemikiran yang imajinatif dan luas 
• Keahlian lapangan
• Sensitif terhadap khalayak yang sangat beragam
• Penilaian yang bijak
• Kemampuan menghitung
• Kepribadian yang menarik dan baik 

Daftar Pustaka

Beard, Mike, 2001, Running a Public Relations Department, Alih Bahasa Haris Munandar, 2004, Manajemen Departemen Public Relations, Penerbit Erlangga, Jakarta

Dessler Gary, 2003, Human Resource Management, by Prentice Hall, Inc Upper Saddle New Jersey, Alih Bahasa, Paramita Rahayu, 2006, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT. Indeks.